2021年7月，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，強調(diào)“要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好”。做好大型會議籌辦過程中形成檔案的收集整理工作，為下次會議的組織籌辦提供第一手素材資料和重要參考，需重點做好“三步走”。

　　負責會議籌辦的工作組成立后，需第一時間研究制定會議文件材料歸檔工作制度。制定歸檔工作制度應注意把握以下重點。

　　明確承辦人責任。會務工作承辦人對經(jīng)辦會議的組織或辦件流程最為熟悉，對做了什么工作、形成了哪些材料、研提了哪些建議、領導有何批示與要求等最為了解。由承辦人梳理辦件材料、分類整理歸檔，可以有效確保檔案齊全完整、科學有序。

　　給出具體翔實的操作指南。歸檔工作制度中宜采用直接列出存檔要素、細致明確整理要求等方法，承辦人“按圖索驥”操作即可迅速上手。

　　以籌辦領導小組會議為例，常規(guī)的有會議請示、通知、安排、名單、席次、講話（含領導修改的花臉稿）、主持詞、會議文件、會議紀要等存檔要素，有的還包括與外單位溝通對接的往來文件。

　　一場會議結(jié)束后，承辦人應逐一對照存檔要素核對收集相關(guān)文件材料，確保歸檔文件材料齊全、準確、規(guī)范。

　　宜用通俗易懂表述。關(guān)于檔案收集、排序、著錄等環(huán)節(jié)，歸檔工作制度中宜用大白話代替檔案專業(yè)詞句，使承辦人不用過多琢磨即可理解掌握。

　　加入自查動作。歸檔工作制度中還應詳細列出自查選項，如是否按相應會議要素齊全收集、每件檔案的內(nèi)容是否完整等，由承辦人逐一對照自查，確認完成后進行勾選。

　　強化過程管理，做到“隨辦隨收隨整理”，從源頭上抓好檔案工作。

　　加強培訓，強化檔案意識。工作組人員到位后，應及時組織開展會議文件材料歸檔業(yè)務專題培訓，由檔案員對檔案收集的范圍、責任主體、流程及注意事項等進行講解說明，重點對歸檔工作制度進行詳細解讀，必要時使用PPT或者現(xiàn)場實操演示等方式，增強培訓的參與感、畫面感，幫助大家更好認識檔案、理解檔案、親近檔案，形成“及時收集、規(guī)范整理”的良好檔案意識和工作習慣。

　　加強督促，落實全過程管理。檔案員應通過組內(nèi)碰頭會、日常溝通等方式就做好會議文件材料歸檔進行提醒。承辦人應在一場會議結(jié)束或辦件辦結(jié)后及時將相關(guān)文件材料進行收集整理歸檔，確因手頭工作忙碌暫時難以完成歸檔任務的，可提出延期申請，但要限定歸檔時間。對已辦結(jié)完一段時間的文件材料，檔案員要及時向承辦人進行催收移交。

　　加強溝通反饋，整理共性疑問。檔案員應對各承辦人交來的歸檔文件材料加強審核把關(guān)，發(fā)現(xiàn)不準確不規(guī)范的地方及時反饋修改，減少后期不必要的返工。

　　在此過程中，可對檔案收集整理過程中普遍存在的問題和共性疑問予以匯集整理，編寫檔案整理注意事項，發(fā)承辦人進行工作提醒。

　　保障后續(xù)檔案檢索利用的精準定位和高效便捷，需開展好檔案的“二次整理”。

　　梳理“行軍圖”，明確大致脈絡。檔案員應及時梳理整個工作組籌辦工作的脈絡和每場會議的組織實施情況，形成系統(tǒng)完備的歸檔文件分類。

　　一般而言，首先是制定總體方案、報批設立會務工作機構(gòu)、明確人員組成、協(xié)調(diào)對接各方面相關(guān)檔案，搭起“樹干”；之后按照預備會議、開幕會、分組討論、閉幕會等具體會議場次依次展開收集，穿插收集簡報快報、保密、新聞、內(nèi)部管理等相關(guān)檔案，形成“樹枝”。二者有機結(jié)合，籌辦工作的全貌即可清晰完整呈現(xiàn)出來。

　　集體“作戰(zhàn)”，開展承辦人復核工作。由檔案員將前期收集的歸檔文件材料分門別類初步整理后返回各承辦人，由承辦人綜合考量會議開展時間節(jié)點、歸檔文件材料重要程度等因素進行再次梳理，認真細致進行查缺補漏。承辦人完成梳理補充后，由檔案員進行匯總審核，并報工作組相關(guān)負責人審閱同意后正式移交檔案部門。

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